Najveće greške prilikom sastavljanja „to-doˮ liste

Sastavljanje popisa obaveza delotvoran je način da ostanete produktivni. Međutim, ako svako jutro počnete s planiranjem, ali jasnoća se ne povećava, i dalje ste ometeni i zaboravljate na važne stvari, možda činite jednu od uobičajenih grešaka. Više detalja otkrijte u nastavku…

1. Pamtite obaveze

Ovde je sve jasno, ali ova tačka je neophodna – ako ne zapišete zadatak, verovatno ćete ga jednostavno zaboraviti. Ali, proveravanjem liste, na papiru ili u elektronskom formatu, možete lako slediti plan.

2. Unosite stavke koje ne možete da ispunite

„Budite iskreni prema sebi, ako znate da vaše ruke neće stići do zadatka, ne bi trebalo ni da ga stavljate na popis, inače ćete samo osetiti grižu savesti i razočarati se u sebe”, objašnjava stručnjak za upravljanje vremenom Laura Vanderkam.

Stručnjak za produktivnost Dejvid Alen slaže se sa koleginicom i savetuje vođenje zasebnog spiska velikih zadataka koje bi bilo lepo obaviti kada za to dođe trenutak. Dakle, nećete zaboraviti na ove planove i počećete da ih sprovodite u delo kada se za to pojave resursi – finansijski, vremenski i emocionalni.

3. Zadajete sebi puno obaveza odjednom

„Tajna je u tome da popis bude što kraći – samo nekoliko stavki s jasnim prioritetima bolje je od beskonačne liste koju ionako ne možete savladati”, poručuje Vanderkam. Ne pokušavajte da na popis dodajete sve stvari koje bi trebalo ili želite da uradite. Tri do pet zadataka dnevno biće dovoljno; zadaci kojima rokovi ne ističu mogu se pomeriti za druge dane.

„Često precenjujemo ono što možemo postići u jednom danu i potcenjujemo ono što možemo postići dugoročno”, kaže Majk Vardi, kreator i voditelj podkasta A Productive Conversation, o produktivnosti.

4. Ne razlažete stavke na manje korake

„Kada veliki projekat podelimo na male i ostvarive podzadatke, više nas ne obuzima strah od globalnog i nepoznatog, možemo preduzeti prve korake i pratiti svoj napredak”, objašnjava trener produktivnosti Grejs Maršal.

Stvar je u tome da obavljanjem i najmanjeg zadatka dobijamo svoju porciju dopamina, a to nam pomaže da nastavimo dalje. To je kao s igricom: prolazimo kroz nju nivo po nivo, rešavajući probleme jedan po jedan.

5. Nejasno formulišete

Vardi savetuje da svaki zadatak napišete što je preciznije moguće: na primer, ne samo „pošalji elektronsku poštu klijentu N.ˮ, već „pošalji klijentu N. ažurne podatke o projektuˮ.

„Zamislite da svoju listu obaveza morate predati kolegi. Kako biste svaki zadatak opisali da mu što više olakšate posao? Vaš ‘kolega’ u ovom slučaju ste vi u budućnosti. Zato dajte sebi takav dar u obliku jasnih uputstava, ne prisiljavajući se da se prisetite i pogodite šta ste tačno imali na umu.”

6. Previše vremena provodite proveravajući pristigle mejlove

U tom slučaju postoji veliki rizik od zaglavljivanja i proveravanja pošte čitav dan, odgađajući važne zadatke za kasnije. „Poruke će najverovatnije stizati celi dan, a ako vas svako ometa, jednostavno neće biti vremena za sve ostalo”, objašnjava Grejs Maršal. „Kada planirate dan, razmislite o svojim globalnim ciljevima i kako će vas svaki zadatak približiti njihovom postizanjuˮ.

7. Ne odvajate vreme za odmor kao zasebnu stavku

Prema psihologu Liju Čejmbersu, dodavanje petominutne vežbe disanja ili šetnje po kući na popis obaveza jednako je važno kao i radni zadaci. „Važno je pružiti sebi priliku da se odmorite, ponovo pokrenete i napunite energetski jaz – bez toga je veoma teško ostati produktivan: greške su neizbežne, a izgaranje je često na duge staze.”

8. Zapisujete svaku sitnicu

Kao što smo rekli, izvršenje zadatka daje nam dopamin i osećaj da smo nešto postigli, ali to ne znači da na popis obaveza treba uvrstiti puno nevažnih sitnica.

„Što više zadataka, to je više vremena potrebno za određivanje prioriteta. Osim toga, možemo se osećati kao da smo napravili puno stvari, a zapravo nismo učinili mnogo”, objašnjava Čejmbers.

Dakle, zadatke koje moramo obavljati svaki dan (na primer, uzimanje vitamina), stručnjak savetuje da izdvojimo na zasebnom popisu i okačimo na vidljivo mesto.

Izvor: Psychologies Russia

Naslovna fotografija: Glenn Carstens-Peters on Unsplash