Sve o „timeboxingˮ metodi za organizovanje obaveza

Harvard Business Review metodu timeboxing, o kojoj će danas biti reči, ocenio je jednom od najkorisnijih. Uz pomoć nje trebalo bi da steknemo veći osećaj kontrole nad radnim danom ili čitavim danom. Ovako to funkcioniše…

Timeboxing se sastoji od tri koraka: rasterećivanje mozga, postavljanje prioriteta i zatim planiranje dana. Brain dumping bi takođe mogli da nazovemo sortiranjem misli i ideja.

Ovo najbolje funkcioniše ako zapišete sve svoje misli i ideje: zadatke koje treba da završite, ideje za buduće koncepte ili bilo šta drugo što mislite da je važno. Sledeće, odredite svoja tri glavna prioriteta za taj dan. To će vam pomoći da ostanete usredsređeni na svoje ciljeve.

Poslednji korak je planiranje dana. Ovo je glavni deo metode vremenskog okvira i zahteva da dan planirate po satu – od trenutka kad se probudite do odlaska u krevet. Stoga sve zadatke zapišite po satima: od 7 do 8: doručak i priprema za dan, od 8 do 8:30 provera i odgovaranje na najvažniju elektronsku poštu, od 8 do 9: sastanak, od 9 do 10: priprema materijala za…

Iako se na prvi pogled zadatak čini prilično neizvodljivim i dugotrajnim, zapravo je vrlo jednostavan. Nakon nekoliko dana potpuno ste u ritmu.

Prednosti metode:

1. Trenutna korist koju ćete primetiti: bićete mentalno spremni za dan.

2. Raspored možete ispuniti odmah ujutro, predvideti/planirati stvari unapred (i, naravno, odmah ih zapisati) ili se uveče pripremati za sledeći dan.

3. Određivanje prioriteta i upravljanje vremenom zapravo može biti od velike pomoći. Ako znate da u četvrtak imate sastanak od sat vremena i ako znate da treba da dovršite mini-projekt u 72 sata, onda znate kada treba da postavite vremenski okvir. Vi zapravo znate gde da stavite vremensku crtu.

4. Možda će vam biti lakše da izbegnete odugovlačenje. Odmah se uhvatite u koštac s prvim zadatkom koji ste postavili za prvi sat.

5. Metoda vam takođe pomaže da bolje shvatite koliko će vam određeni zadaci oduzeti vremena. To je često problem s popisom obaveza. Na papiru ili u online dnevniku vidimo samo beskrajnu listu neoznačenih zadataka. Nemamo tačnu ideju koliko će nam vremena biti potrebno za sve. Često planiramo i previše, popis se oduži, pa se uhvatimo najjednostavnijih zadataka, a ostale odgodimo za sledeće dane, do poslednjeg trenutka.

6. Timeboxing možda nije savršen za spontani stil života ili za nekoga ko retko planira svoj dan, ali ipak vredi pokušati. Neki elementi će vam možda odgovarati i moći ćete da ih zadržite.

Vreme bi trebalo da bude smernica, a ne strogo pravilo, jer koliko god bili organizovani uvek se može dogoditi nešto neočekivano.

Možda nećete imati ništa vredno zapisivanja ujutro. Ali, kako dan bude odmicao, nove ideje će se pojaviti. Zapišite ih odmah da ih ne zaboravite.

Izvor: Aktivni Si

Naslovna fotografija: Kelly Sikkema / Unsplash